Kẹp file tài liệu đã trở thành một công cụ quen thuộc, gắn liền với nhiều người trong cuộc sống, đặc biệt những người làm trong văn phòng. Tùy vào nhu cầu sử dụng mà chúng sẽ có kiểu dáng và hình thức khác nhau. Hãy cùng Vina CHG tìm hiểu chi tiết thông tin này ngay bên dưới bạn nhé!
1. Kẹp file là gì?
Kẹp file là một loại túi được làm từ nhựa, bìa cứng hoặc giấy dùng để đựng, bảo quản cũng như sắp xếp gọn gàng các bộ tài liệu.
Kẹp file thường được dùng chủ yếu ở trường học, văn phòng công ty, bệnh viện, chúng có nhiều kích cỡ và kiểu dáng để sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Những ngày đầu, kẹp tài liệu thường được buộc bằng dây hoặc cột bằng vải, tuy nhiên sau quá trình phát triển kẹp file ngày nay đã có đa dạng các loại từ kẹp giấy cổ điển cho đến kẹp bướm, kẹp kim loại và kẹp nhựa.
2. Kích thước kẹp file tài liệu
Kích thước kẹp file tài liệu tiêu chuẩn là 23 x 32 cm, con số này căn cứ dựa theo kích thước tờ giấy A4 ( 21 x 29.7 cm), sở dĩ làm vậy là vì giấy A4 là loại giấy được sử dụng nhiều nhất ở các văn phòng, trường học và bệnh viện.
Một điều bạn cần lưu ý là kích thước 23 x 32 cm là khi đang gập lại, còn khi mở ra sẽ có kích thước 46 x 32cm, điều này giúp cho việc sắp xếp được dễ dàng và thuận tiện hơn.
Thêm nữa, ở phía trong folder kẹp tài liệu này cũng có những phần nhỏ nhô lên được gọi là tai cài, nhằm dùng để đựng name card hoặc các loại danh thiếp khác nhau và kích thước của tai cài thường dao động từ 7 – 7.5 cm.
Ngoài kích thước 23 x 32 cm căn theo tờ giấy A4 thì kẹp còn có loại tiêu chuẩn theo tờ giấy A5 với kích thước 15 x 23cm, nhằm dùng để đựng các hóa đơn chứng từ hoặc phong bì,…
3. Các loại kẹp file phổ biến
Có thể phân loại kẹp theo 3 dạng: chất liệu, kiểu dáng và chức năng.
3.1. Theo chất liệu
Kẹp kim loại
Kẹp file kim loại là loại kẹp được sử dụng phổ biến nhất do tính bền bỉ và chắc chắn của nó.
Ưu điểm:
- Chắc chắn và bền bỉ
- Có thể sử dụng lâu dài
- Thích hợp cho nhiều loại tài liệu khác nhau
Nhược điểm:
- Có thể gây trầy xước giấy tờ
- Nặng hơn so với các loại kẹp khác
Kẹp nhựa
Kẹp file nhựa nhẹ nhàng và đa dạng về màu sắc, thường thích hợp cho các tài liệu nhẹ và dễ bị hư hỏng.
Ưu điểm:
- Nhẹ nhàng và dễ dàng sử dụng
- Đa dạng về màu sắc và kiểu dáng
- Không gây trầy xước giấy tờ
Nhược điểm:
- Không bền bỉ bằng kẹp kim loại
- Dễ bị gãy khi sử dụng lâu dài
Kẹp file bằng gỗ
Kẹp file bằng gỗ mang lại cảm giác tự nhiên và thân thiện với môi trường, thích hợp cho các dự án nghệ thuật và thủ công.
Ưu điểm:
- Thân thiện với môi trường
- Mang lại cảm giác tự nhiên và thẩm mỹ
- Có thể tái chế dễ dàng
Nhược điểm:
- Không bền bỉ bằng kẹp kim loại hay nhựa
- Dễ bị mốc và hỏng khi tiếp xúc với nước
3.2. Theo kiểu dáng
Kẹp file 1 tai
Dạng này có một tai nằm ở phía bên phải nhằm cố định tài liệu, bạn có thể tùy chỉnh chiều cao của tai dán trong khoảng 7cm, ngoài ra có nhiều loại kẹp cố định ở chính giữa.
Kẹp file 2 tai
Loại này có 2 tai nằm ở 2 bên trái phải, phù hợp để sử dụng đựng tài liệu Catalogue hoặc đựng những bộ tài liệu có số lượng lớn.
Kẹp file tờ gấp ba
Đây là loại có kích thước tương đương với 3 tờ giấy A4, có thể gấp lại với nhau để đựng nhiều giấy tờ tài liệu hơn so với thông thường. Loại file này có thể có 2 tai hoặc 1 tai gài.
Kẹp file dạng hộp
Dạng này có gáy vuông giống với gáy của cuốn sách, độ dày gáy thông thường từ 5 – 7mm.
Kẹp dạng hộp thường được sử dụng để đựng các tài liệu như Catalogue, sách hoặc các sản phẩm có độ dày lớn.
3.3. Theo chức năng
Kẹp trình ký
Loại kẹp này xuất hiện và được sử dụng phổ biến ở Việt Nam từ năm 2010 cho đến nay, chất liệu chính để làm loại kẹp này là nhựa và thường có giá thành cao.
Ngày nay, loại kẹp này còn được làm từ da để tăng sự sang trọng, đẳng cấp và thường được sử dụng trong các hoạt động ký kết quan trọng.
Kẹp rút gáy
Loại kẹp này gắn liền với nhiều thế hệ học sinh sinh viên, cũng như xuất hiện nhiều ở các văn phòng vì chúng có mức giá thấp nhất trong số các loại kẹp.
Kẹp rút gáy gồm 2 phần chính là bìa trắng mờ và phần gáy nhiều màu sắc được làm từ nhựa.
Nhược điểm của loại kẹp này nằm ở việc không có ngăn phân chia giữa các trang với nhau.
Kẹp Vector
Đây là loại kẹp phổ biến nhất hiện nay, thường được nhiều công ty sử dụng.
Chất liệu chính làm nên kẹp vector là giấy bìa cứng, loại kẹp này có kích thước tiêu chuẩn là 29 x 32 cm. Thường được dùng nhiều ở các doanh nghiệp, trường học cũng như bệnh viện.
Ưu điểm của loại kẹp này là có thể in ấn thêm thông tin lên phía trên, điều này giúp các doanh nghiệp có thể sử dụng như một công cụ quảng bá thương hiệu.
Kẹp càng cua
Loại kẹp này thường được sử dụng chính vào mục đích lưu trữ nhằm ghim tài liệu, bảo quản và phân loại hồ sơ.
Bạn có thể bắt gặp kẹp càng cua ở trong các công ty, văn phòng, trường học.
4. Công dụng của kẹp file
Những công dụng có thể kể đến như:
Tổ chức và bảo vệ tài liệu hiệu quả
Kẹp file giúp đựng các tài liệu một cách ngăn nắp, có tổ chức, hạn chế gấp rách hoặc hư hỏng và dễ tìm kiếm khi cần thiết.
Đây cũng là công dụng và lợi ích đầu tiên để người ta sản xuất ra kẹp file tài liệu.
Quảng bá thương hiệu
Việc sử dụng kẹp file sẽ giúp quảng bá thương hiệu doanh nghiệp một cách hiệu quả bằng việc in ấn thông tin công ty lên phía trên bề mặt.
Tuy nhiên, với hình thức này thì chỉ sử dụng được chủ yếu ở loại có thể in ấn như kẹp Vector mà thôi.
Tiết kiệm thời gian
Khi tài liệu được sắp xếp gọn gàng, việc tìm kiếm và xử lý chúng sẽ nhanh chóng hơn, giúp tiết kiệm thời gian quý báu của bạn.
Sự chuyên nghiệp
Việc sử dụng file kẹp để sắp xếp gọn gàng tài liệu, in ấn thông tin hoặc sử dụng những loại bằng da khi ký kết hợp đồng sẽ giúp cho tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác.
5. Cách chọn loại kẹp file phù hợp
Xem xét loại tài liệu
Tùy thuộc vào loại tài liệu mà bạn sẽ sử dụng kiểu kẹp file khác nhau. Ví dụ, tài liệu dày cần kẹp 2 tai, trong khi tài liệu mỏng có thể chỉ cần kẹp 1 tai.
Đánh giá chất liệu kẹp
Chất liệu của kẹp cũng rất quan trọng, kẹp kim loại thích hợp cho tài liệu cần bảo quản lâu dài, trong khi kẹp nhựa phù hợp cho tài liệu tạm thời.
Xem xét kích thước kẹp
Kích thước kẹp phải phù hợp với số lượng và kích thước tài liệu bạn cần giữ.
Dựa vào mục đích
Nếu mục đích của bạn cần thêm quảng bá thương hiệu doanh nghiệp, thì có thể cân nhắc sử dụng các loại kẹp có thể in ấn, còn nếu chỉ cần đựng tài liệu thì bạn có thể dùng các loại kẹp cơ bản để tiết kiệm ngân sách.
6. Mẹo dùng kẹp file hiệu quả
Sắp xếp theo màu sắc
Sử dụng kẹp file theo các màu sắc khác nhau để phân loại tài liệu theo chủ đề hoặc mức độ quan trọng.
Việc chọn màu có thể tùy vào sở thích cá nhân, tuy nhiên có một vài gợi ý mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn như sau:
- Hãy sử dụng màu đỏ cho các công việc có mức quan trọng cao nhất.
- Màu vàng cho những tài liệu đang xử lý hoặc cần lưu ý.
- Màu xanh lá cây dùng cho các tài liệu đã hoàn thành.
Đánh dấu theo chủ đề
Dán nhãn cho kẹp file để dễ dàng nhận biết nội dung bên trong. Nếu bạn đã từng đánh dấu vị trí cho cuốn từ điển tiếng anh của mình thì cách thức này cũng tương tự.
Sử dụng kẹp đúng cách
Đảm bảo sử dụng kẹp đúng cách để tránh làm hỏng tài liệu và giữ chúng an toàn.
Vệ sinh kẹp định kỳ
Việc bảo quản các tài liệu trong thời gian dài không sử dụng đến có thể khiến cho kẹp file bị bám nhiều bụi hoặc có thể bị rỉ sét. Vì vậy, hãy vệ sinh thường xuyên để tăng tuổi thọ cho kẹp bạn nhé!
7. Kinh nghiệm và lưu ý cần nắm khi in kẹp file
Để có một sản phẩm chất lượng vừa dùng để quảng bá thương hiệu vừa dùng để bảo quản thì bạn có thể tham khảo các tiêu chí sau:
7.1. Chọn loại giấy phù hợp
Khi in kẹp file, chất lượng giấy là yếu tố quan trọng, giấy cần đủ dày để chịu được việc sử dụng thường xuyên mà không bị rách hoặc hư hỏng. Bạn có thể chọn giấy cán màng hoặc giấy có độ dày từ 250gsm trở lên.
Một số loại giấy thường được sử dụng:
- Giấy couche: Là loại giấy chất lượng cao, có cả bóng và mờ, giúp việc in ấn hình ảnh rõ nét, mang đến sự chuyên nghiệp và sang trọng.
- Giấy Bristol: Chắc chắn, cứng cáp với bề mặt trơn, đây là lựa chọn để in các kẹp file cần sự cứng cáp và độ bền cao.
- Giấy Ivory: Có mặt bóng và mặt mờ, dùng để đáp ứng các nhu cầu cần in một mặt bóng và một mặt mờ của doanh nghiệp.
7.2. Thiết kế và bố cục
Thiết kế của kẹp file nên rõ ràng và chuyên nghiệp, hãy đảm bảo rằng các yếu tố quan trọng như logo, tên công ty, và thông tin liên hệ được đặt ở vị trí dễ nhìn.
Ngoài ra, cần đảm bảo sử dụng màu sắc và font chữ phù hợp để tạo ấn tượng tốt với người sử dụng.
7.3. Chọn phương pháp in ấn
Có 2 phương pháp chính là in kỹ thuật số hoặc in Offset.
In kỹ thuật số
- Tốc độ in nhanh hiệu quả
- Nên dùng khi cần in với số lượng nhỏ < 100 vì sẽ tiết kiệm được chi phí.
- Có sự hạn chế về vật liệu in
In Offset
- Tối ưu chi phí khi in với số lượng lớn (>100 tờ), càng nhiều càng rẻ
- In cho ra sản phẩm có chất lượng cao, độ bền màu tốt
- Mất nhiều thời gian chuẩn bị và có chi phí cao nếu in số lượng nhỏ
8. Bảng giá in kẹp file tài liệu A4 trên thị trường
Dưới đây là bảng giá khi in trên thị trường mà bạn có thể tham khảo:
| Số lượng (Bản) | Giá in 1 mặt (VNĐ) | Giá in 2 mặt (VNĐ) |
| 500 | 6.400 | 7.700 |
| 1000 | 4.300 | 5.200 |
| 2000 | 3.000 | 4.400 |
| 4000 | 2.300 | 3.700 |
9. Các mẫu kẹp file đẹp ấn tượng
Bên dưới là những mẫu có thể tham khảo:
10. Những câu hỏi liên quan đến kẹp file
Kẹp file nào phù hợp cho tài liệu dày?
Kẹp bướm là lựa chọn tốt nhất cho tài liệu dày nhờ khả năng giữ chặt và không làm hỏng tài liệu.
Tại sao nên sử dụng kẹp file tái chế?
Kẹp file tái chế giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường.
Làm thế nào để sắp xếp tài liệu hiệu quả với kẹp file?
Sử dụng kẹp file có các màu sắc khác nhau và dán nhãn theo chủ đề giúp dễ dàng tìm kiếm cũng như quản lý tài liệu.
Có cần thiết phải sử dụng kẹp kim loại cho mọi tài liệu không?
Không, chỉ nên sử dụng kẹp kim loại cho tài liệu quan trọng cần bảo quản lâu dài, tạm thời có thể dùng kẹp nhựa
Làm sao để kết hợp giữa kẹp file và công nghệ số hóa?
Số hóa các tài liệu quan trọng và lưu trữ trên đám mây, trong khi vẫn sử dụng kẹp file cho các tài liệu cần thiết hằng ngày.
Trên đây là những chia sẻ về kẹp file mà Vina CHG vừa gửi đến bạn, mong rằng với những thông tin mà chúng tôi gửi đến có thể giúp giải đáp những thắc mắc và mang lại giá trị dành cho bạn. Nếu cần hỗ trợ hoặc giải đáp hãy liên hệ với chúng tôi qua số Hotline nhé!
Bài viết liên quan: