Chứng Chỉ ISO Là Gì? Lợi Ích Và Các Bước Để Đạt Được

Chứng chỉ ISO từ lâu đã trở nên một phần quan trọng trong việc đánh giá chất lượng ở nhiều khía cạnh khác nhau trong cuộc sống, hãy cùng Vina CHG tìm hiểu rõ hơn về loại tiêu chuẩn quốc tế phổ biến này ngay bên dưới bạn nhé!

1. ISO là gì?

ISO (International Organization for Standardization) là tên của “Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế” được thành lập vào ngày 23 tháng 02 năm 1947 với mục tiêu phát triển và công nhận các tiêu chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, hành trình của ISO đã thực sự bắt đầu vào năm 1946, khi đại diện từ 25 quốc gia gặp nhau tại London để thảo luận về một tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế.

Kể từ đó cho đến nay, ISO đã phát triển khoảng 20.000 ngàn tiêu chuẩn khác nhau từ quản lý chất lượng đến quản lý an ninh thông tin.

Hiện nay, có đến 160 nước đã tham gia vào với tư cách là thành viên ISO, Việt Nam chúng ta là nước thứ 77 tham gia vào tổ chức tiêu chuẩn này, sau khi tham gia thì các tiêu chuẩn này khi được sử dụng tại Việt Nam đã đổi tên thành Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN). ISO hiện đang có trụ sở đặt tại Geneva, Thụy Sĩ.

2. Chứng chỉ ISO là gì?

Chứng chỉ ISO là một loại văn bản xác nhận rằng doanh nghiệp hoặc tổ chức tham gia đã đáp ứng được các yêu cầu của một trong những tiêu chuẩn ISO cụ thể, chi tiết về từng loại chứng chỉ sẽ được nêu ở phần bên dưới.

Vậy tiêu chuẩn ISO là gì? Tiêu chuẩn ISO là tiêu chuẩn quốc tế được áp dụng trên toàn thế giới, ở đó các doanh nghiệp cần đáp ứng những hạng mục riêng tùy thuộc theo ngành nghề được quy định thì mới có thể đạt được chứng chỉ ISO.

3. Các loại chứng chỉ ISO phổ biến

Hiện nay có rất nhiều chứng chỉ ISO trên thế giới, tuy nhiên sẽ có 9 loại phổ biến sau đây:

3.1. ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng

ISO 9001 là một trong những chứng chỉ phổ biến và được biết đến rộng rãi nhất, chứng chỉ này được xem như là “ông hoàng” trong các tiêu chuẩn quản lý chất lượng, nó như một tấm bản đồ giúp cho doanh nghiệp xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.

ISO 9001 tập trung vào việc đảm bảo doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng được yêu cầu của khách hàng một cách nhất quán.

Chứng chỉ này khuyến khích doanh nghiệp áp dụng các phương pháp tiếp cận dựa trên quá trình và tư duy căn cứ theo những rủi ro trong quản lý chất lượng.

3.2. ISO 14001:2015 – Hệ thống quản lý môi trường (EMS)

Trong thời đại mà vấn đề môi trường ngày càng được quan tâm, ISO 14001 xuất hiện như một “người bạn đồng hành” của các doanh nghiệp trong việc quản lý tác động môi trường. Tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý môi trường hiệu quả, giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến môi trường.

ISO 14001 không chỉ giúp doanh nghiệp “xanh hóa” hoạt động của mình mà còn mang lại nhiều lợi ích kinh tế như giảm chi phí năng lượng, quản lý chất thải hiệu quả và tăng cường hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng, cộng đồng.

3.3. ISO 45001:2018 – Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp

ISO 45001 là “lá chắn bảo vệ” cho người lao động trong môi trường làm việc, tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, nhằm giảm thiểu rủi ro cũng như tạo ra một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh cho nhân viên.

Áp dụng ISO 45001 không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn lao động mà còn nâng cao năng suất, tinh thần làm việc của nhân viên, đồng thời giảm thiểu các chi phí liên quan đến tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp.

3.4. ISO 22000:2018 – Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm

ISO 22000 xuất hiện nhằm giúp bảo vệ người tiêu dùng trong lĩnh vực thực phẩm, tiêu chuẩn này giúp các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng thực phẩm xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả từ trồng trọt chăn nuôi cho đến bàn ăn.

Điều thú vị ở chỗ chứng chỉ ISO22000 chính là sự kết hợp các nguyên tắc của HACCP với các yếu tố quản lý chất lượng, từ đó giúp doanh nghiệp xác định và kiểm soát các mối nguy về an toàn thực phẩm trước khi chúng trở thành vấn đề.

ISO 22000 không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn thực phẩm mà còn mang lại nhiều lợi ích kinh tế như giảm chi phí do lỗi sản xuất, tăng cường lòng tin của khách hàng cũng như mở rộng thị trường xuất khẩu.

3.5. ISO 27001:2022 – Hệ thống quản lý an toàn thông tin

Trong thời đại công nghệ số hóa, thông tin là tài sản rất quý giá, chính vì thế chứng chỉ ISO 27001 ra đời nhằm đáp ứng như cầu trên, chứng chỉ này không chỉ nói về công nghệ mà còn bao gồm cả con người lẫn quy trình.

Một điều thú vị hơn là tiêu chuẩn ISO 27001 khuyến khích doanh nghiệp áp dựng tư duy dựa trên rủi ro, điều này có nghĩa là bạn không chỉ đối phó với những mối đe dọa hiện tại mà còn chuẩn bị cho những thách thức ở tương lai, điều này giúp gia tăng sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong nhiều rủi ro khác nhau.

3.6. ISO 50001:2018 – Hệ thống quản lý năng lượng

ISO 50001 giúp quản lý năng lượng hiệu quả bằng việc tiết kiệm chi phí từ đó góp phần vào việc bảo vệ môi trường, chứng chỉ này giúp doanh nghiệp nhìn nhận việc sử dụng năng lượng ở một góc độ hoàn toàn mới.

ISO 50001 không yêu cầu bạn đầu tư vào các công nghệ đắt tiền, thay vào đó nó tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình hiện có cũng như thay đổi thói quen sử dụng năng lượng.

3.7. ISO 13485:2016 – Hệ thống quản lý thiết bị y tế 

Trong lĩnh vực y tế, chất lượng không chỉ là vấn đề mà nó còn liên quan đến sinh mạng con người, từ đó chứng chỉ ISO 13485 ra đời nhằm đặt ra các yêu cầu cụ thể cho việc thiết kế, sản xuất và phân phối thiết bị y tế.

Điểm đáng chú ý của chứng chỉ này là nó đặc biệt chú trọng đến quản lý rủi ro, điều này có nghĩa là mọi quyết định, từ thiết kế sản phẩm cho đến chọn nhà cung cấp, đều phải được cân nhắc thật kỹ lưỡng về mặt rủi ro.

3.8. ISO 26000:2010 – Trách nhiệm xã hội cho doanh nghiệp

Đây không phải là chứng chỉ thông thường mà còn là một bộ hướng dẫn giúp doanh nghiệp hoạt động có trách nhiệm hơn với xã hội và môi trường.

ISO 26000 áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, từ những doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia.

ISO 26000 bao gồm nhiều chủ đề như quản trị tổ chức, quyền con người, môi trường,… Tiêu chuẩn và chứng chỉ này được xem như một la bàn về đạo đức, nhằm giúp cho doanh nghiệp điều hướng trong thế giới kinh doanh đầy phức tạp như ngày nay.

3.9. ISO 21001:2018 – Hệ thống quản lý cho các tổ chức giáo dục

Giáo dục không chỉ là truyền đạt kiến thức mà còn là quản lý một tổ chức phức tạp, chứng chỉ ISO 21001 từ đó ra đời và được thiết kế đặc biệt cho các tổ chức giáo dục, từ trường mẫu giáo cho đến đại học.

ISO 21001 tập trung vào sự hài lòng của người học, nó khuyến khích các tổ chức giáo dục lắng nghe và đáp ứng nhu cầu của học viên cũng như các bên liên quan.

4. Lợi ích của việc đạt chứng chỉ ISO

Khi đạt được chứng chỉ ISO, doanh nghiệp sẽ có những lợi ích sau:

Nâng cao uy tín cùng thương hiệu doanh nghiệp

Chứng chỉ ISO giống như một “con dấu chất lượng” cho doanh nghiệp, nó chứng minh rằng doanh nghiệp đã cam kết thực hiện các tiêu chuẩn quốc tế về chất lượng, môi trường, an toàn,… Điều này giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác cùng các bên liên quan.

Trong thị trường cạnh tranh như ngày nay, chứng chỉ ISO có thể được xem là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp nổi bật so với đối thủ, nó tạo ra sự tin tưởng cùng lòng trung thành của khách hàng, từ đó mở ra cơ hội hợp tác với các đối tác lớn trong và ngoài nước.

Tăng cường hiệu quả hoạt động

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO không chỉ làm nổi bật thương hiệu mà còn giúp tối ưu hóa các quy trình nội bộ, ISO yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng và tuân thủ các quy trình tiêu chuẩn, từ đó giúp giảm thiểu sự lãng phí cũng như tăng năng suất và hiệu quả làm việc.

Một điều quan trọng nữa là ISO khuyến khích doanh nghiệp áp dụng tư duy dựa trên rủi ro, từ đó giúp nhận diện và quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong các hoạt động kinh doanh, điều này mang lại lợi ích giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với các thách thức cũng như nắm bắt được cơ hội phát triển.

Tuân thủ pháp luật quy định

Đạt chứng chỉ ISO giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến ngành nghề kinh doanh của mình, từ đó giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý.

Mở rộng thị trường

Chứng chỉ ISO được xem như là chìa khóa giúp doanh nghiệp mở cửa với thị trường quốc tế, nhiều quốc gia và các tổ chức quốc tế yêu cầu đối tác phải có chứng chỉ ISO như một điều kiện tiên quyết để tham gia vào chuỗi cung ứng hoặc ký kết hợp đồng.

Đặc biệt đối với những doanh nghiệp xuất khẩu thì chứng chỉ ISO được xem như một tấm “hộ chiếu” quan trọng giúp sản phẩm có thể dễ dàng xâm nhập vào các thị trường khó tính như EU, Mỹ, Nhật,…

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Khi áp dụng các tiêu chuẩn ISO, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm dịch vụ đáp ứng tốt hơn nhu cầu mong đợi của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng cùng lòng trung thành từ phía khách hàng.

5. Các bước để đạt chứng chỉ ISO

Để có thể đại được chứng chỉ ISO, ở mỗi đơn vị sẽ có cách triển khai khác nhau, tuy nhiên chung quy lại sẽ có 6 bước tương ứng với 6 giai đoạn tiêu chuẩn sau:

Bước 1: Đánh giá hiện trạng

Doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc đánh giá hiện trạng của mình so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO mà mình muốn đạt được, việc làm này giúp xác định những điểm yếu cần cải thiện.

Bước 2: Thiết lập hệ thống quản lý

Sau khi đánh giá, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống quản lý phù hợp với tiêu chuẩn ISO, hệ thống này phải được ghi vào tài liệu một cách rõ ràng để đảm bảo tính nhất quán trong việc thực hiện.

Bước 3: Đào tạo để triển khai

Đào tạo nhân viên về các quy trình mới cũng như triển khai hệ thống quản lý là bước quan trọng để đảm bảo sự thành công khi áp dụng ISO, nhân viên cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống mới.

Bước 4: Thực hiện đánh giá nội bộ

Doanh nghiệp nên thực hiện đánh giá nội bộ để kiểm tra tính hiệu quả của hệ thống quản lý trước khi tiến hành đánh giá chính thức từ bên thứ ba, việc làm này giúp phát hiện từ đó khắc phục kịp thời các vấn đề.

Bước 5: Đăng ký và tiến hành đánh giá từ bên thứ ba

Sau khi đã sẵn sàng, lúc này doanh nghiệp có thể đăng ký với tổ chức chứng nhận để tiến hành đánh giá từ bên thứ ba, quá trình đánh giá này sẽ kiểm tra tính tuân thủ của hệ thống quản lý với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.

Bước 6: Nhận chứng chỉ ISO

Nếu doanh nghiệp đạt yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ ISO, chứng chỉ này có thời hạn nhất định cùng với yêu cầu doanh nghiệp phải duy trì, cải tiến hệ thống quản lý của mình liên tục.

6. Những thách thức khi áp dụng chứng chỉ ISO

Không thể phủ nhận những lợi ích mà chứng chỉ ISO mang lại, tuy nhiên để đạt được điều đó cũng có những thách thức cần nắm như:

Chi phí

Một trong những rào cản lớn nhất khi áp dụng ISO chính là chi phí, quá trình xin cấp và duy trì chứng chỉ ISO đòi hỏi đầu tư đáng kể về tài chính, cụ thể chi phí này bao gồm:

• Chi phí tư vấn đào tạo
• Chi phí cải tiến hệ thống quy trình
• Chi phí đánh giá cấp chứng chỉ
• Chi phí duy trì, tái chứng nhận

Tuy nhiên, cần nhìn nhận chi phí này như một khoản đầu tư cho tương lai chứ không phải là chi tiêu, lợi ích lâu dài mà ISO mang lại thường vượt xa chi phí ban đầu.

Thời gian và nguồn lực

Áp dụng ISO không phải là việc một sớm một chiều, nó đòi hỏi thời gian cũng như nguồn lực đáng kể từ doanh nghiệp, quá trình này có thể kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm, tùy thuộc vào quy mô cùng với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần phân bổ nhân lực để xây dựng, triển khai, duy trì hệ thống quản lý ISO, điều này có thể gây áp lực lên nguồn nhân lực hiện có, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Sự thay đổi trong văn hóa danh nghiệp

Áp dụng ISO thường đòi hỏi sự thay đổi lớn trong cách thức làm việc cũng như tư duy của toàn bộ nhân viên, điều này có thể gặp phải sự kháng cự từ một số người không quen với những thay đổi hoặc quy trình mới.

Để vượt qua thách thức này, ban lãnh đạo cần có cam kết mạnh mẽ cùng chiến lược truyền thông hiệu quả để giúp nhân viên hiểu rõ lợi ích của ISO từ đó tích cực tham gia vào quá trình thay đổi.

Duy trì và cải tiến liên tục

ISO không phải là mục tiêu một lần đạt được mà là một quá trình liên tục, doanh nghiệp phải cam kết duy trì cũng như cải tiến hệ thống quản lý của mình để đảm bảo tuân thủ liên tục với các yêu cầu của tiêu chuẩn.

7. Lời khuyên khi áp dụng chứng chỉ ISO cho doanh nghiệp nhỏ

Với những doanh nghiệp nhỏ sẽ có nhiều khó khăn hơn vì có ít kinh nghiệm cũng như thế mạnh về tài chính, dưới đây là một số lời khuyên mà các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa có thể áp dụng:

• Xác định rõ mục tiêu: Cần hiểu rõ lý do tại sao doanh nghiệp muốn áp dụng ISO và những lợi ích cụ thể mà nó mang lại
• Chọn tiêu chuẩn phù hợp: Lựa chọn tiêu chuẩn phù hợp nhất với ngành nghề và quy mô của doanh nghiệp
• Cam kết từ ban lãnh đạo: Đảm bảo sự ủng hộ và cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo công ty
• Đào tạo nhân viên: Tập huấn cho nhân viên về ISO và vai trò của họ trong quá trình thực hiện
• Tài liệu hóa quy trình: Ghi chép và chuẩn hóa các quy trình thực hiện một cách rõ ràng
• Tập trung vào cải tiến: Xem ISO như một công cụ để cải tiến liên tục chứ không chỉ dừng lại ở việc đạt được chứng chỉ
• Tích hợp vào hoạt động hằng ngày: Đảm bảo các yêu cầu ISO được lồng ghép vào công việc hằng ngày nhưng không tạo thêm gánh nặng cho nhân viên
•  Sử dụng công nghệ: Áp dụng các công cụ phần mềm để quản lý tài liệu, quy trình một cách hiệu quả hơn
• Cân nhắc thuê tư vấn: Nếu cần, hãy cân nhắc thuê chuyên gia tư vấn để hỗ trợ quá trình triển khai
• Chuẩn bị cho đánh giá: Thực hiện đánh giá nội bộ thường xuyên để sẵn sàng cho cuộc đánh giá chính thức
• Kiên nhẫn, kiên trì: Quá trình áp dụng ISO có thể mất nhiều thời gian, vì thế này kiên nhẫn và kiên trì
• Đo lường hiệu quả: Theo dõi cũng như đánh giá tác động của ISO đối với những hiệu suất kinh doanh

Trên đây là những chia sẻ về chứng chỉ ISO mà Vina CHG vừa gửi đến bạn. Mong rằng với những chia sẻ trên phần nào giải đáp được những thắc mắc mà bạn đang gặp phải, nếu có điều gì thắc mắc cần giải đáp thì hãy liên hệ với chúng tôi qua số Hotline để được tư vấn!