Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt trên thị trường, hiện tượng bán lấn tuyến lấn vùng (tràn hàng) đang là một vấn đề nhức nhối mà nhiều doanh nghiệp gặp phải, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất và phân phối.
Đây là hiện tượng các đại lý bán hàng vượt ra khỏi khu vực được quy định, khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát và đánh giá chính xác thị trường tiêu thụ. Việc để xảy ra tình trạng tràn hàng không chỉ làm sai lệch số liệu mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Trước vấn đề này, Vina CHG đã phát triển giải pháp quản lý hàng hóa và chống bán lấn tuyến lấn vùng bằng hệ thống phần mềm Vinacheck kết hợp tem chống hàng giả SMS QR Code, giúp việc quản lý kiểm soát sản phẩm đại lý được thực hiện dễ dàng, chính xác, minh bạch và an toàn cho doanh nghiệp.
1. Hiện Tượng Lấn Tuyến Lấn Vùng Là Gì?
Bán lấn tuyến lấn vùng là tình trạng các đại lý phân phối bán hàng ra ngoài khu vực đã quy định, làm sai lệch dữ liệu phân phối và khiến doanh nghiệp không đánh giá được mức tiêu thụ thật sự của từng vùng.
Điều này khiến doanh nghiệp đưa ra những nhận định sai lệch về tiềm năng của từng thị trường và thậm chí dẫn đến thất thoát doanh thu.
Các hệ quả của hiện tượng bán lấn tuyến lấn vùng (tràn hàng) bao gồm:
- Sai lệch dữ liệu tiêu thụ: Doanh nghiệp có thể nhận định nhầm một thị trường là tiềm năng trong khi thật ra đó chỉ là nơi tiêu thụ hàng hóa được phân phối trái phép từ vùng khác.
- Thất thoát doanh thu: Các đại lý lợi dụng chính sách ưu đãi giá và bán lẻ ra ngoài khu vực, hưởng chênh lệch, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Chi phí phát sinh không cần thiết: Chi phí quảng bá, truyền thông cho các thị trường được cho là tiềm năng bị lãng phí do dữ liệu không chính xác, dẫn đến thừa hàng tồn kho hoặc mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh.
2. VinaCheck – Giải Pháp Chống Bán Lấn Tuyến Lấn Vùng Bằng Mã QR Code và Serial
Trước những thách thức trên, phần mềm VinaCheck được phát triển nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả hàng hóa và hạn chế tình trạng tràn hàng bằng cách kết hợp mã hóa dữ liệu sản phẩm qua tem chống hàng giả chứa mã QR Code và số serial theo khu vực và mã an ninh SMS.
Giải pháp này mang lại sự minh bạch và khả năng kiểm tra nhanh chóng cho các doanh nghiệp trong việc quản lý sản phẩm và phát hiện các vi phạm phân phối.
2.1.Quản Lý Đại Lý và Chống Tràn Hàng Bằng số Serial và QR Code
Phần mềm VinaCheck giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hàng hóa bằng cách gán số serial riêng cho từng khu vực, vùng miền, đại lý . Cách thức hoạt động cụ thể như sau:
- Số serial được phân theo mã vùng, khu vực đại lý phân phối:
Mỗi sản phẩm được gán một mã số serial riêng, thể hiện khu vực đại lý phân phối. Ví dụ, các sản phẩm phân phối tại TP.HCM sẽ có serial như “HCM000001”, trong khi Hà Nội sẽ được gán mã “HN000001”.
Việc đánh số serial theo khu vực sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm soát phân phối, xác định rõ ràng vùng bán hàng của từng sản phẩm, tránh tình trạng lấn tuyến lấn vùng.
- Kiểm tra ngẫu nhiên tại đại lý:
Nhân viên thị trường có thể kiểm tra mã số serial và quét mã QR Code của sản phẩm trực tiếp tại các điểm bán để kiểm tra thông tin. Dữ liệu từ QR Code sau khi quét sẽ được đối chiếu với thông tin đã đăng ký, giúp nhanh chóng phát hiện và xử lý những sai lệch.
Nếu sản phẩm được kiểm tra được đang được bán tại TP HCM, nhưng khi đối soát thì thông tin bên trong mã QR code và số serial được gán cho sản phẩm lại được phân phối cho đại lý tại Bình Dương. Điều này có nghĩa sản phẩm đã bị bán lấn tuyến lấn vùng.
Như vậy, việc kiểm tra này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm hiện tượng tràn hàng và có các biện pháp xử lý kịp thời.
- Thống kê tình hình tiêu thụ:
Dữ liệu từ QR Code được đồng bộ hóa và cập nhật liên tục, cho phép doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình tiêu thụ và nhu cầu hàng hóa từng khu vực.
2.2. Cơ chế hoạt động và cách triển khai Tem chống hàng giả và phần mềm Vinacheck trong truy xuất nguồn gốc sản phẩm và Kiểm Soát Tràn Hàng.
Bước 1: Khách hàng làm việc Vina CHG và tiến hành in tem chống hàng giả có chứa các thông tin bao gồm:
- Dãy mã an ninh xuất ngẫu nhiên không trùng lặp.
- Mã QR Code “trắng” ( mã QR trống không chứa bất kì thông tin nào, QR code này sẽ được doanh nghiệp chủ động tự gán thông tin vào thông qua phần mềm Vinacheck)
- Số Seri: Đây là dãy số thứ tự đánh, đánh dấu cho số lượng sản phẩm (dãy số này sẽ được tạo theo yêu cầu doanh nghiệp, thông thường nó sẽ chứa các thông tin như Vùng, miền, tỉnh thành phố và số dãy số thứ tự bắt đầu từ 01 cho đến số lượng theo yêu cầu của khách hàng) Ví dụ: Các sản phẩm phân phối tại TP.HCM sẽ có số seri dạng “HCM000001”, trong khi sản phẩm phân phối tại Hà Nội sẽ có dạng “HN000001”. Tương tự các vùng miền tỉnh thành khác sẽ có quy định tương ứng để dễ dàng kiểm soát hàng hóa, chống lấn tuyến lấn vùng.
Bước 2: Gán dữ liệu cho sản phẩm và phân tem cho đại lý.
Để thực hiện gán dữ liệu sản phẩm và quản lý đại lý, các doanh nghiệp, khách hàng sẽ được Vina CHG cấp cho một tài khoản vào bên trong phần mềm Vinacheck để doanh nghiệp chủ động quản lý.
Khi sản phẩm được sản xuất, doanh nghiệp sẽ nhập tất cả thông tin về sản phẩm vào phần mềm quản lý và gán mã QR Code cùng số serial độc lập cho từng đơn vị sản phẩm.
Cụ thể, doanh nghiệp sẽ thao tác trong phần mềm như các hướng dẫn cụ thể dưới đây.
Phân bố dữ liệu
Trong phần mềm sẽ có các mục như giao diện dưới đây. Trong giao diện này khách hàng cần quan tâm nhất là các mục “Quản lý kho, quản lý sản phẩm và Quản lý đại lý”.
- QUẢN LÝ SẢN PHẨM
Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ tiến hàng nhập tất cả thông tin về tất cả các sản phẩm của doanh nghiệp vào mục ” Quản lý sản phẩm”.
Đây sẽ là thông tin về các loại sản phẩm của doanh nghiệp và các thông tin này sẽ xuất hiện khi người dùng tiến hành quét mã QR code.
Các thông tin cần đưa vào sẽ bao gồm thông tin chi tiết về Tên sản phẩm, mã sản phẩm. Trong phần mô tả sẽ chứa các thông tin chi tiết về sản phẩm như: nguồn gốc, hạn sử dụng, thành phần,màu sắc…(Tùy đặc tính từng sản phẩm). Doanh nghiệp có bao nhiêu sản phẩm thì chỉ cần chủ động nhập vào.
- QUẢN LÝ KHO
Sau khi nhập hết các thông tin sản phẩm và lưu lại. Doanh nghiệp tiếp tục vào mục “Quản lý kho”.
Tại mục “Quản lý kho” doanh nghiệp tiếp tục vào mục “thêm dữ liệu” để cập nhật thông tin cho các kho hàng của công ty ( có thể xem đây là các kho hàng chính – kho tổng). Thông tin sẽ bao gồm tên kho và địa chỉ. (Doanh nghiệp có bao nhiêu kho hàng chính thì nhập vào)
Sau khi nhập xong thông tin các kho tổng. Doanh nghiệp tiến hành, nhập sản phẩm vào kho và gán số seri cho sản phẩm để phân đi cho đại lý ở từng vùng miền, tỉnh khác nhau.
Ví dụ:
Nhập kho sản phẩm Ổ điện LG 001, ngày 26/10/2024, Số serial là HCM00001 – HCM00099 (dành cho các đại lý ở TPHCM).
Nhập kho sản phẩm Ổ điện LG 001, ngày 26/10/2024, Số serial là BD00100 – BD00199 (danh cho các đại lý ở Bình Dương).
Sau khi nhập kho xong, mọi người vào mục quản lý đại lý để tiến hành xuất kho cho đại lý
- QUẢN LÝ ĐẠI LÝ
Tại mục này có bao nhiêu đại lý thì doanh nghiệp tiến hành nhập vào. Thông tin sẽ bao gồm: tên đại lý, mã đại lý, địa chỉ đại lý.
Sau khi nhập xong tất cả các đại lý, mọi người sẽ vào dấu 3 chấm ở dòng “sự kiện” của mỗi đại lý để tiến hành xuất kho cho đại lý đó.
Tại ô xuất kho mã PIN của mỗi đại lý, doanh nghiệp tiến hành nhập thời gian xuất kho và các số serial tương ứng cho đại lý đó.
Ví dụ: Doanh nghiệp muốn xuất kho 30 sản phẩm Ổ điện LG 001, cho đại lý A và 30 sản phẩm Ổ điện LG 001 cho đại lý B ở TPHCM, thì doanh nghiệp sẽ chọn số seri HCM00001- HCM00030 ở phần xuất kho của Đại lý A và số serial từ HCM00031 – HCM00060 ở phần xuất kho của đại lý B. (Lưu ý số serial phải thuộc trong những số serial đã được doanh nghiệp nhập kho từ trước). Các số serial sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định được vị trí phân phối sản phẩm khi tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên tại các địa bàn phân phối.
Sau khi hoàn thành việc phân bố dữ liệu trên phần mềm, thì đồng thời doanh nghiệp có thể tiến hành gửi hàng và kèm theo số lượng tem tương ứng với số serial đã phân bổ cho các đại lý.
Như vậy, mọi người đã tiến hành nhập kho, gán thông tin cho sản phẩm và xuất kho cho các đại lý cụ thể.
2.3. Cách truy xuất nguồn gốc sản phẩm, xác thực hàng chính hãng và kiểm tra từ người dùng.
Để tiến hành kiểm tra xác thực hàng chính hãng, kiểm tra đại lý phân phối, người dùng có thể thực hiện theo cách dưới đây:
- Cách 1:
Bước 1: Quét QR Code truy xuất thông tin: Người dùng quét QR Code trên tem chống hàng giả được dán trên sản phẩm, xem tất cả thông tin về sản phẩm, thông tin đại lý phân phối,…. sSau khi quét mã, người dùng có thể đối chiếu thông tin đại lý bên trong mã QR code và thông tin tại thực tế, xác minh có đúng là đại lý phân phối chính hãng không, bao gồm đúng tên đại lý và địa chỉ. (Không chỉ doanh nghiệp mà người dùng cũng có thể trực tiếp kiểm tra xem các đại lý chính hãng).
Bước 2: Nhập thông tin xác thực hàng chính hãng: Trong QR Code sẽ có mục nhập thông tin để xác thực hàng chính hãng, người dùng sẽ nhập thông tin và mã bảo mật SMS (mã này người dùng sẽ tiến hành cào lớp phủ cào trên tem chống giả để lấy mã).
Sau khi nhập xong người dùng bấm nút : “Đăng kí ngay”
Bước 3: Đọc thông tin trả về
Sau khi nhấn “Đăng kí ngay”, người dùng sẽ ngay lập tức nhận được thông tin xác thực trả về để xác minh hàng chính hãng. Các thông tin như “Sản phẩm đã được kích hoạt thành công” (Nội dung có thể tùy chỉnh theo yêu cầu doanh nghiệp).
- Cách 2:
Để xác thực hàng chính hãng người dùng có thể thực hiện xác thực theo cách dưới đây:
Bước 1: Cào lớp phủ cào, lấy mã bảo mật SMS trên con tem
Bước 2: Nhắn tin theo cú pháp hướng dẫn trên tem chống hàng giả
Bước 3: Nhận thông tin trả về. Nếu là hàng
2.4 Thu thập data khách hàng
Ngay lập tức khi khách hàng tiến hành xác thực xong, doanh nghiệp vào mục “THỐNG KÊ” tiếp tục vào thống kê tin nhắn là có thể thấy các thông tin mà khách hàng vừa xác thực.
Các thông tin sẽ bao gồm hình thức xác thực, sản phẩm, số điện thoại, tên, địa chỉ, thời gian xác thực, số lần kiểm tra,…Doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn data này để tiến hành phục vụ cho các chiến dịch Marketing sau này.
3. Lợi ích tem chống giả kết hợp phần mềm Vinacheck đối với doanh nghiệp
Việc ứng dụng giải pháp quản lý hàng hóa qua mã QR Code và serial giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hàng hóa và giảm thiểu rủi ro trong quá trình phân phối. Những lợi ích cụ thể bao gồm:
- Ngăn chặn hàng giả, bảo vệ thương hiệu: Mỗi con tem chống hàng giả QR Code đều chứa duy nhất 1 QR Code và mã bảo mật SMS duy nhất, giúp doanh nghiệp xác định được hàng giả, bảo vệ thương hiệu và nâng cao uy tín với người tiêu dùng.
- Kiểm soát quản trị kho và tối ưu chi phí: Hệ thống mã hóa QR Code kết hợp serial giúp doanh nghiệp quản lý kho, xác định chính xác số lượng và vị trí hàng hóa, tiết kiệm nguồn lực và chi phí vận hành.
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát đại lý, chống lấn tuyến lấn vùng.
- Dễ dàng quản lý và giảm thiểu thất thoát: Thông qua mã QR Code và serial, các sản phẩm phân phối tại từng khu vực đều được theo dõi chặt chẽ, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa và gia tăng doanh thu thực tế.
- Truy xuất nguồn gốc sản phẩm: Việc quét mã QR code trên tem giúp người tiêu dùng có thể kiểm tra thông tin sản phẩm, nguồn gốc xuất xứ, đại lý phân phối chính hãng,…
- Thu thập thông tin người dùng: Khi khách hàng xác thực, doanh nghiệp sẽ có ngay thông tin chi tiết về thông tin người dùng như sđt, tên, tuổi, địa chỉ,…giúp doanh nghiệp có data phục vụ cho các chiến dịch marketing về sau.
- Nâng cao hiệu quả kinh doanh và độ tin cậy: Doanh nghiệp dễ dàng đánh giá mức độ tiêu thụ từng khu vực, đưa ra các kế hoạch phát triển thị trường phù hợp, từ đó tăng doanh thu và hiệu quả kinh doanh.
4. Quy trình sử dụng giải pháp VinaCheck
Quy trình sử dụng phần mềm VinaCheck được tối ưu hóa để giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng và đạt hiệu quả cao nhất:
- Cấp mã QR Code và serial: Doanh nghiệp in tem QR Code SMS và số serial theo khu vực phân phối sản phẩm.
- Gán thông tin cho sản phẩm đại lý và Phân phối sản phẩm đến các đại lý: Sản phẩm được giao đến từng đại lý kèm theo tem QR Code.
- Kiểm tra tại điểm bán: Nhân viên thị trường sẽ quét mã QR Code của sản phẩm tại các đại lý, đối chiếu thông tin để phát hiện các vi phạm phân phối, nếu có.
- Xử lý vi phạm: Khi phát hiện bán lấn tuyến lấn vùng, doanh nghiệp có thể khoanh vùng và xử lý vi phạm kịp thời, bảo vệ hệ thống phân phối.
Hiện tượng bán lấn tuyến lấn vùng không chỉ gây ra nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp mà còn làm giảm uy tín và sức cạnh tranh trên thị trường. Với giải pháp của Vina Check, các doanh nghiệp có thể chủ động quản lý hàng hóa, đại lý thông qua mã QR Code và số serial một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro trong phân phối và tăng cường độ tin cậy từ khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt tình hình tiêu thụ hàng hóa mà còn bảo vệ thương hiệu và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Bài viết liên quan: